Laiko planavimas: 6 taisyklės, kurios padės visuomet visur suspėti

Aplink tave neabejotinai yra žmonių, kurie vienu metu dirba, mokosi, sportuoja, keliauja ir dar su draugais spėja susitikti. Į milijoninį kartą užduotą klausimą, kaip viską suspėja, atsako vienodai: „Paprasta, tereikia mokėti planuoti savo laiką!“ Vis numodavau ranka ir tvirtai maniau, kad tai paros man nepailgins, tačiau laisvą minutę nusprendžiau pasigilinti, kokia nauda iš to laiko planavimo. Ir tu manei, kad tai – tik tuščios kalbos? Pasirodo, klydome abi.
© Shutterstock

PSICHOLOGINIAI ŽAIDIMAI

Vieni laiko planavimą vadina menu, kiti – būtinybe. Pasak psichologų, didžioji žmonijos dalis nebrangina savo laiko, nenoriai jį planuoja, nerengia darbo tvarkaraščių, netiksliai formuluoja tikslus ir užduotis, nenusistato prioritetų, nenustato užduočių terminų, pasiduoda išoriniams veiksmams ir trukdžiams, prisiima per daug darbų... O kiek kartų tu pakeitei planus dėl draugo kvietimo, netikėtų svečių ar noro save palepinti? Pasirodo, kiekvienas nukrypimas nuo nusistatytos tvarkos psichologiškai priartina prie kito nusižengimo. Pavyzdžiui, jei vakar nepasportavai ir nieko nenutiko (na, žinoma, kas jau ten galėjo nutikti?), šiandien taip pat gali pati sau pasiteisinti, kad turi daug darbo ar esi pavargusi.

Kai nieko nespėji, atrodo absurdiška užsikrauti ant galvos dar daugiau darbo, tačiau darbams suplanuoti skirtas laikas yra tik 1 proc. nuo planuojamo periodo trukmės. Kitaip tariant, dienai suplanuoti tereikėtų skirti 5–10 minučių, savaitei – apie pusvalandį, o metiniam veiklos planui parašyti prireiks dviejų dienų. Sunkiausia įkalbėti save šį laiką skirti darbui, kuris iš pirmo žvilgsnio nebūtinas, tačiau įrodyta, kad skyrusi aštuonias minutes ir susiplanavusi dieną sutaupysi mažiausiai valandą!

STEBUKLINGAS KVADRATAS

Kalbant apie laiko valdymą, darbai moksliškai skirstomi į keturias skiltis – skubius ir svarbius (A), neskubius ir svarbius (B), skubius ir nesvarbius (C) bei neskubius ir nesvarbius (D). Nusipiešusi kvadratą, vadinamą matrica, savo darbus gali suskirstyti į šias keturias skiltis. Pirmoje rašyk neatidėliotinus reikalus, dabartines problemas ir iššūkius. Antroje skiltyje žymėk neskubius, bet svarbius, ilgalaikius planus – visą tai, ką turi atlikti, bet vis neprisėdi, nes nėra skubu. Trečioje ir ketvirtoje žymėk viską, kas liko, – smulkmenos, kurias turi padaryti, nors esminės reikšmės jos neturi. Toks būdas laikui planuoti vadinamas „ABCD metodu“ ir labiausiai tinka tiems, kurie nemėgsta sudėtingų sistemų ar ieško paprasčiausio būdo padaryti tvarką savo dienotvarkėje.

Egzistuoja tokia formulė: dažniausiai 80 proc. laiko, praleisto antraeiliams darbams atlikti, suteikia tik 2 proc. naudos. O 20 proc. laiko, skirto neatidėliotiniems darbams, suteikia 80 proc. naudos. Taigi labai svarbu nustatyti prioritetus ir suskirstyti veiklas pagal svarbumą, mat dažniausiai pasirenkame ne svarbiausius, o lengviausius darbus. Atliekant darbus pagal svarbą, veikla taps efektyvesnė, o pati kreipsi dėmesį ne į problemas, bet į galimybes.

BENDRAS VAIZDAS

Jei tavo atmintis vaizdinė arba mėgsti žymėti tekstą įvairiomis spalvomis, turėtų patikti laiko valdytojo metodas „Kanban“, paremtas darbo vykdymo stebėjimu. Tereikia nusibrėžti tris stulpelius – kairiame šone pažymėti dar nepradėtus darbus, viduryje – šiuo metu atliekamus, kairėje – jau padarytus. Jei nenori lentelės braižyti ranka, naudokis virtualia jos versija.

Jei vienu metu nori ne tik spėti atlikti visus darbus, bet kartu tobulėti ir augti, gali pagelbėti „Weekplan“. Kiekvienam iš tobulėjimo tikslų savaitės plane skirk po atskirą vietą. Nerašyk tikslų kartu su kasdieniais darbais, kad per savaitę jų nepamirštum. Šalia penkių dienų plano pasidaryk atskirą grafą su „vaidmenimis“ (mylimoji, dukra, studentė, darbuotoja ir t. t.) ir tikslais, priklausančiais tam tikram tavo vaidmeniui (suorganizuoti pasimatymą, susitvarkyti kambarį, pasiruošti egzaminui, nueiti į susitikimą ir t. t.). Taip ne tik atliksi skirtas užduotis, bet išliksi socialiai aktyvi, aplinkiniai nesijaus pamiršti, o pati jausiesi laimingesnė.

PRODUKTYVUMO TVARKARAŠTIS

Dieną produktyviausi būname 8–12 val., produktyvumo pikas pasiekiamas 10 val. Svarbesnius darbus planuok pirmoje dienos pusėje, mat nuo 12 iki 14 val. darbingumas krinta, padidėja tik 14 val. ir tęsiasi iki 17 val. Jeigu puoli prieštarauti, kad ryte tikrai nesi produktyviausia, pats metas keisti miego režimą. Geriausiai žmonės jaučiasi pamiegoję 7–8 val., tad norėdama būti žvali ir darbinga kitą dieną, miegoti turėtum eiti iki vidurnakčio.

Laikrodis
Laikrodis
© Shutterstock

Produktyviausios savaitės dienos yra antradienis ir trečiadienis, tad svarbiausius darbus turėtum planuotis šiomis dienomis. Tiesa, dieną 20 proc. laiko palik nenumatytiems darbams ar spontaniškai veiklai. Jeigu nori, kad laiko atsirastų daugiau, prieš susitikdama su žmogumi paklausk, kiek truks jūsų pokalbis, nenukrypk nuo susitikimo temos ir neleisk aplinkiniams švaistyti tavo suplanuotos dienos. Laiko taip pat sutaupysi derindama, t. y. gerdama kavą pasikalbėk su drauge, laukdama transporto paskambink gydytojui ar kelionėje ruoškis artėjančiam egzaminui.

„MUST HAVE“ AKSESUARAS

Neabejotina, kad didžiausią laiko dalį jaunų žmonių gyvenime „suvalgo“ socialiniai tinklai. Kas penktas iš septynių savaitės dienų vieną skiria socialiniams tinklams. Sutaupytum dieną ir galėtum pailsėti, susitikti su draugais, jei tiek laiko neskirtum virtualiam pasauliui.
Beje, visų savo laiko planavimo klaidų nebandyk ištaisyti vienu kartu.

Planuodama darbus būtinai užsirašyk juos į savo planuotę – ką ir kada turi padaryti. O tada apie juos visus nebegalvok, prisimink tik tai, ką ruošiesi daryti dabar. Taip sumažinsi stresą, pradėsi logiškiau mąstyti – atrodys, kad darbo savaime sumažėjo. Panika kyla apėmus jausmui, kad nieko nebespėji, bet pasižiūrėjusi į savo dienotvarkėje išdėstytas užduotis suprasi, jog viskam – savas laikas, ir ramiai galėsi griebtis pirmojo darbo. Beje, stenkis jį atlikti iki galo, mat atidėtos užduotys vėliau pareikalaus kur kas daugiau susikaupimo.

PLANUOK, ATLIK IR PAMIRŠK:

1. Susitvarkyk savo darbo vietą. Tvarkingoje darbo aplinkoje sugaiši mažiau laiko ko nors ieškodama. Kas nereikalinga, iš karto išmesk.

2. Sudaryk sąrašą būtinų darbo priemonių, kurių trūksta (rašikliai, žirklės, atsarginiai segtuvai, skylamušis). Įsitikink, kad visa, ko reikia, po ranka.

3. Peržiūrėk kompiuteryje esančius dokumentus ir susikurk patogią dokumentų rūšiavimo sistemą. Taip greičiau rasi reikalingą failą ir neatsitrauksi nuo darbo.

4. Nereikalingus daiktus nuo stalo nuimk. Kiekvienas popierius atitraukia dėmesį apie 5 kartus per dieną! Dirbant prie netvarkingo stalo, sugaištama 1,5 val. ko nors ieškant.

5. Jei negali darbo atlikti iš karto, tiksliai suplanuok ir užsirašyk, kada prie jo vėl prisėsi, tačiau neatidėliok daugiau nei vieno darbo.

6. Telefoną paversk draugu, ne trikdžiu. Kai dirbi, išjunk skambučių ir priminimų garsą: jie niekur nedings ir atlikus užduotis.

Parašykite savo nuomonę
arba diskutuokite anonimiškai čia
Skelbdami savo nuomonę, Jūs sutinkate su taisyklėmis
Rodyti diskusiją Rodyti diskusiją

Žurnalas „Panelė“